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Lo que conocemos como sociedad de información

Actualizado: jun 10

Lo que conocemos como sociedad de información y la moderna transformación digital, demanda de un exigente uso de la denominada gestión de información y documentación como elementos indispensables para su desarrollo constante.

El valor de la información y documentación debe ser visto como recurso preciso para enfrentar los escenarios de compleja competitividad, ya sea en el sector privado o público.


Este recurso debe estar adecuadamente organizado para buscar el incremento de la calidad de los servicios y, en consecuencia, de la satisfacción del ciudadano o cliente, según sea el caso.



Resulta primordial entender que la enorme generación de información y documentación requiere de una adecuada gestión documental, que evite enfrentar el colapso organizacional por la incapacidad de su manejo.





Muy a pesar de que estamos en una ola tecnológica de grandes dimensiones, dígase lo que se diga, tanto las administraciones públicas como las privadas siguen ensanchando su incapacidad para resolver los problemas derivados de la utilización o reutilización de la información y documentación. Se cuente con leyes o no que reglamenten su tratamiento, resulta fundamental estar preparados para el adecuado manejo de la información y documentación como reflejo de la función que realizan. Por ello, es esencial evitar problemas tanto de organizacionales como legales.


Existen diferentes modelos de gestión documental así como de aplicaciones tecnológicas que ofrecen soluciones, muchas de ellas mágicas. Muchas empresas que desarrollan software suponen que resulta sencillo desarrollar aplicaciones de gestión documental con visión archivística y de patrimonio. De igual forma muchos archivistas sueñan con participar en el desarrollo de aplicaciones a fin de percibirse como salvadores en esta gran problemática que significa la exponencial explosión documental.



Ni lo uno ni lo otro, si lo que se quiere realizar gastos y no inversiones, entonces la decisión es sencilla. Pocas dependencias públicas o privadas tienen como función principal desarrollar aplicaciones de verdadera gestión documental. Existen muchos casos no de éxito y si de contundentes fracasos, por hacer a un lado la función sustantiva y equivocadamente dedicarse a explorar y desarrollar capacidades tecnológicas.


Es esencial que tanto las organizaciones privadas como las públicas valoren la importancia de hacer un alto, valorar las decisiones, y por lo tanto, decidir atender completamente sus responsabilidades reglamentarias y no dejarse engañar con falsas promesas con respecto al fácil desarrollo de aplicaciones tecnológicas para controlar su producción de información y documentación.

Sin duda conocer el mercado de las aplicaciones resulta imprescindible, pues existen muchos ejemplos en instituciones públicas o privadas, que por alguna razón se vieron sorprendidas por funcionarios sin compromiso, o bien, por algún interés económico, y determinaron adquirir soluciones parciales que derivan adaptaciones de software de bibliotecas o para el tratamiento de archivos históricos, o en el peor de los casos determinaron desarrollar aplicaciones que terminaron en el olvido.


Podría pensarse que el vasto portafolio de empresas de tecnología ofrece experiencia y soluciones, sin embargo no es así. Se requiere de experiencia no sólo en el desarrollo de aplicaciones, sino también conocimiento especializado y, fundamentalmente, una visión de largo alcance en el mundo del tratamiento de la información. El trabajo multidisciplinario es de cardinal importancia, en donde los especialistas en archivística, tecnología, diseño, comunicación y de administración, entre otros, trabajan en alianza entendiendo que el valor de la información y documentación es de la mayor relevancia.


Los sistemas de gestión documental (SGD) deben responder a las expectativas y necesidades de las organizaciones. De ahí que resulta fundamental plantearse una nueva política de gestión documental, si es que se tenía, o bien, establecerla, con el objetivo concreto de crear, gestionar o controlar, y utilizar la información y documentación.


Existen diversos estándares ISO y buenas prácticas que resultan recomendaciones esenciales para la implementación de un SGD, siempre pensando en las ventajas de contar con una aplicación producto de la experiencia y el conocimiento, garantizada para reducir la necesidad de manipular, almacenar y recuperar documentación en papel; para reducir el costo de los procesos de creación, almacenamiento y conservación de información y documentación, para asegurar la eficiencia de los documentos, facilitando su acceso y recuperación, y, fundamentalmente, para agilizar los procesos de trabajo con miras a incrementar la productividad, entre otros aspectos no menos relevantes.





Hoy día la solución integral SARIP SIGA es totalmente adecuada para dar cumplimiento a la Ley General de Archivos, pues integra soluciones de software que lo permiten. El manejo de expedientes electrónicos resulta una tarea cotidiana. En SARIP te proporcionamos herramientas, metodologías y tecnologías para gestionar tu información y documentación tanto física como digital de forma eficiente, además, y para ello se basa en los estándares, las buenas prácticas, y la Ley General de Archivos.



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